Kierownikiem zespołu powinien być ekspert z zakresu studiów wykonalności (ekonomista). Kierownik zespołu koordynuje i nadzoruje prace wykonywane przez poszczególnych członków zespołu projektowego na wszystkich etapach prac nad projektem, tj. od pierwszych prac przygotowawczych, opracowania studium możliwości, „pre-feasibility study”, aż po „feasibility study” (studium wykonalności projektu).

Dla potencjalnych partnerów w realizacji projektu kwestia wiarygodności autorów dokumentacji ma bardzo duże znaczenie. Im bardziej znana jest firma i im większe doświadczenie ma dana firma w danej branży, w tym większym stopniu uwiarygodnia ona swą reputacją i doświadczeniem realizację projektu. Z wynikami prac zespołu winni być zapoznawani na bieżąco sponsorzy/promotorzy projektu, albowiem oni podejmować będą wiele decyzji związanych z projektem.

Rola firmy doradczej w przygotowaniu prawidłowej dokumentacji projektu jest zatem bardzo duża. Kluczowe znaczenie ma zwłaszcza kwestia jej dobom przez podmiot realizujący projekt. Wybór firmy doradczej powinien odbywać się według pewnego schematu, obejmującego pewne kryteria wyboru doradcy, które można podzielić na:

– kryteria techniczne,

– kryteria kompetencyjne i etyczne,

– kryteria finansowe.

Do najważniejszych kryteriów technicznych wyboru konsultanta należą wymogi, jakie konsultant proponuje w opracowaniu dokumentacji projektu. Decydujące może okazać się, w jakim stopniu służby podmiotu realizującego projekt będą zaangażowane przygotowaniem dokumentacji. W im większym stopniu konsultant będzie działał samodzielnie, tym lepiej dla racjonalnego gospodarowania czasem ze strony podmiotu realizującego projekt. Konsultant w porozumieniu z podmiotem realizującym projekt powinien przedstawić czytelny zakres i plan pracy, podział planu na etapy realizacji, nieprzekraczalne terminy oraz sposób zakończenia poszczególnych etapów oraz postępowanie w sprawach spornych. Jego obowiązkiem jest także dotrzymanie terminów opracowania kolejnych rozdziałów dokumentacji.