W dużych przedsiębiorstwach i w wypadku znacznych redukcji personelu zaleca się stworzenie bazy danych pracowników korzystających z outplacementu. Aby uniknąć ewentualnych konfliktów, należy tę kwestię omówić najpierw z radą pracowniczą. Wspominałam już o konieczności wyrażenia przez klientów zgody na przechowywanie informacji o nich. Jeżeli usługi outplacementowe są świadczone przede wszystkim przez osoby spoza przedsiębiorstwa, nie powinno się korzystać z baz danych prowadzonych przez dział personalny, aby nie nadwerężać zaufania klientów do zewnętrznych konsultantów. Klienci muszą być pewni, że dysponują oni tylko tymi informacjami, których sami im udzielili bez tego trudno będzie zbudować dobre relacje między konsultantem a klientem. Niektórzy zauważają wprawdzie, że istnieje możliwość udostępnienia doradcom jedynie niektórych danych nie można jednak zapominać, że wiele osób będzie podchodziło do tego nieufnie, nie wierząc, iż do pozostałych informacji dostęp jest zablokowany. Biorąc pod uwagę ten aspekt psychologiczny, warto dokonać ścisłego rozdziału bazy danych ośrodka outplacementu i baz działu personalnego. Kolejnym argumentem przemawiającym za tym rozdziałem jest rodzaj danych, jakie gromadzi się w bazach działu personalnego. Z reguły informacje te nie pokrywają się z danymi, które są potrzebne do określenia nowej drogi zawodowej.

Aby ułatwić zdobywanie ofert pracy, trzeba również stworzyć bazę firm. Umieszcza się w niej informacje o zapotrzebowaniu kadrowym przedsiębiorstw, z którymi udało się nawiązać kontakt, i o stawianych przez nich warunkach.